El certificado de sello digital es una herramienta que ha sido fundamental en lo que se refiere a la facturación electrónica de empresas y negocios mexicanos; por lo tanto cuando hablamos de cancelación de ellos por parte del Servicio de Administración Tributaria podríamos estar ante serios problemas ante la autoridad fiscal en relación a la operación de un negocio; y con eso afectar la emisión de comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) y, por ende, la relación con clientes y proveedores.
Debemos mencionar que la cancelación puede ocurrir debido a varias razones: ya sea el incumplimiento de obligaciones fiscales, o por el uso indebido de facturas e incluso la detección de irregularidades en las operaciones comerciales.
Si eres dueño de un negocio, debes tener mucho cuidado en tener cancelaciones de sellos digitales pero, ¿cómo evitarlos? ¡Te explicamos a continuación!
Motivos de la cancelación de sellos digitales
Existen diversas razones por las cuales la autoridad fiscal puede proceder con la cancelación de un sello digital. Algunas de las principales causas incluyen:
- Incumplimiento de obligaciones fiscales: La falta de presentación de declaraciones y pagos de impuestos puede derivar en la suspensión del CSD.
- Domicilio fiscal irregular: Si el contribuyente no puede ser localizado en el domicilio registrado, el SAT puede restringir el uso del sello digital.
- Presunción de operaciones inexistentes: Cuando la autoridad detecta irregularidades en la facturación o en la aplicación de deducciones, puede inhabilitar el certificado.
- Errores en la información proporcionada: Datos inconsistentes en el registro pueden ser un motivo de cancelación.
Medidas para evitar la cancelación de sellos digitales
Para evitar la cancelación del CSD, las empresas deben implementar una serie de estrategias preventivas:
Cumplimiento fiscal estricto
Es fundamental mantener al día la presentación de declaraciones y el pago de impuestos, asegurando la correcta gestión de sus obligaciones fiscales.
Verificación del domicilio fiscal
Contar con un domicilio fiscal actualizado y verificable ante la autoridad fiscal es clave. Se recomienda tener evidencia documental que respalde la ubicación, como contratos de arrendamiento o comprobantes de pago de servicios.
Monitoreo de la situación fiscal
Utilizar el Buzón Tributario y revisar periódicamente la información en el sistema del SAT permite detectar problemas a tiempo y tomar medidas antes de una posible cancelación.
Evitar irregularidades en la facturación
La emisión de CFDI debe cumplir con los requisitos fiscales. La relación con proveedores también es crucial, ya que la emisión de facturas apócrifas puede derivar en la restricción del sello digital.
Procedimiento en caso de cancelación de sellos digitales
Si el SAT ha procedido con la cancelación de un sello digital, el contribuyente debe seguir un procedimiento para su recuperación:
- Revisión de la notificación: Se debe analizar la causa de la cancelación a través del Buzón Tributario.
- Recopilación de pruebas y documentos: Para argumentar la solicitud de reactivación, se deben presentar los documentos requeridos, como expedientes contables y declaraciones fiscales.
- Solicitud de aclaración: A través del portal del SAT, se puede solicitar la reactivación del CSD mediante el procedimiento establecido.
- Atención a requerimientos adicionales: Si la autoridad fiscal solicita información complementaria, es importante responder en el plazo máximo estipulado.
- Seguimiento constante: Dar seguimiento a la situación fiscal para evitar futuras suspensiones.
Evitar la cancelación de sellos digitales es una cuestión de prevención y cumplimiento. Las empresas deben asegurarse de cumplir con sus compromisos fiscales, mantener su información actualizada y gestionar correctamente sus operaciones. En caso de enfrentar la cancelación del certificado, contar con la asesoría adecuada y actuar con rapidez puede minimizar las pérdidas fiscales y garantizar la continuidad del negocio.